Comment se passe un départ ou changement de locataire ?

Le changement de locataire soulève de nombreuses démarches et interrogations pour les propriétaires comme pour les locataires. Quels sont les motifs légaux d’un départ ? Quelles formalités respecter pour un changement dans les règles ? Comment anticiper la transition et éviter litiges ou vacance locative ? Nos experts en gestion locative vous apportent des réponses claires. Nous vous guidons sur les étapes à suivre pour réussir chaque changement de locataire en toute sérénité.

Quand peut avoir lieu un changement de locataire a lieu ?

Plusieurs situations peuvent entraîner un changement de locataire :

• Fin de bail classique : au terme du contrat, le locataire décide de quitter le logement ou le propriétaire propose de récupérer son bien dans le cadre légal.
• Congé donné par le locataire : le locataire peut quitter à tout moment, à condition de respecter le préavis applicable (variable selon le type de bail et la localisation).
• Résiliation anticipée : départ occasionné par une rupture de contrat (par exemple, acceptée en cas de nouvel emploi, mutation, raisons de santé ou autres situations spécifiques prévues par la loi).
• Transfert de bail : changement d’occupant au sein du même logement (dans certains cas de colocation, séparation, succession ou décès).

A noter qu’un propriétaire ne peut pas imposer le départ d’un locataire en cours de bail en dehors des motifs légaux strictement encadrés (reprise du logement pour y habiter, vente, ou motifs graves prévus par la loi). En cas d’impayés ou de litige, seules les procédures judiciaires spécifiques permettent de résilier le bail. Le remplacement du locataire sur simple demande du propriétaire n’est pas légal.

Les démarches lors d’un changement de locataire

Quelles sont les démarches et obligations du locataire qui quitte le logement ?

• Préavis à respecter : le locataire doit donner congé par lettre recommandée avec accusé de réception, acte d’huissier ou remise en main propre. Le délai est de 3 mois, réduit à 1 mois dans certaines situations (zone tendue, perte d’emploi, mutation, etc.).
• État des lieux de sortie : obligatoire, il permet de comparer l’état du logement avec l’état des lieux d’entrée.
• Restitution des clés à la date de fin du bail.
• Dépôt de garantie à restituer dans un délai légal d’1 mois (si aucune dégradation) ou 2 mois (si retenues justifiées).
• Résiliation des contrats : électricité, gaz, eau, internet doivent être clôturés ou transférés.

Pour le propriétaire ou son agence, quelles sont les dernières formalités à accomplir lors du départ du locataire ?

Le propriétaire ou son agence doivent :

• Accuser réception du préavis envoyé par le locataire.
• Organiser l’état des lieux de sortie, et, si besoin, calculer et régulariser les charges locatives.
• Faire le décompte en cas de dégradation, restituer le dépôt de garantie (délai maximum de 1 mois ou 2 mois si dégradation)
• Préparer le logement : réaliser d’éventuels travaux de remise en état ou de mise aux normes, fournir les diagnostics techniques obligatoires (gaz, électricité, DPE…), prendre de belles photos.
• Mettre à jour l’annonce de location et sélectionner un nouveau locataire avec tout le processus que cela nécessite.

Cas particulier : comment changer le nom d'un locataire sur un bail lorsqu’il s’agit d’un changement d’occupant ?

Dans le cas d’une demande de transfert de bail, la personne souhaitant devenir locataire devra en informer le propriétaire par courrier. Elle précisera ses motivations, ses liens avec le locataire en titre et depuis quand elle occupe le logement. Si le propriétaire accepte la demande, vous devez rédiger un nouveau bail.

Il peut s’agir d’un bail de colocation ou comportant plusieurs cotitulaires. Dans ce contexte, il faut l’accord de toutes les parties (par exemple, après une séparation) pour retirer un nom du contrat. Mais il n’est pas possible de simplement modifier le nom sur le bail. Il faut, là aussi, établir un avenant au bail ou signer un nouveau contrat de location incluant le nouvel occupant.

L’arrivée du nouveau locataire

Quelles sont les principales étapes à l’arrivée d’un locataire ?

Une fois le logement libéré, place à l’installation du nouveau locataire. Cette étape est aussi encadrée par des formalités précises.

• Signature du bail : le propriétaire et le locataire doivent signer le contrat de bail (nu ou meublé). Ce document doit mentionner le loyer, les charges, la durée du bail et les obligations de chaque partie.
• Vérification de l’assurance habitation : Avant d’entrer dans les lieux, le locataire doit fournir une attestation d’assurance habitation. Sans ce document, le bailleur peut refuser la remise des clés.
• Remise des clés et état des lieux d’entrée : vous devez le réaliser le jour de la remise des clés. Il décrit le logement pièce par pièce et sert de référence en cas de litige ultérieur.
• Dépôt de garantie : le locataire doit verser les sommes. Il s’agit du dépôt de garantie (1 mois de loyer hors charges pour un logement nu, 2 mois pour un meublé) et du premier loyer et provisions sur charges.

Comment déclarer aux impôts le départ /et l’arrivée d'un locataire ?

Le propriétaire doit informer l’administration fiscale du départ et de l’arrivée d’un nouveau locataire. Cette déclaration se fait sur l’espace en ligne « Gérer mes biens immobiliers ». Elle permet notamment de calculer correctement la taxe d’habitation, lorsqu’elle s’applique.

Quelle augmentation de loyer au changement de locataire ?

En principe, le loyer reste identique pour le nouveau locataire, sauf si le logement est situé en zone non encadrée ou si des travaux d’amélioration justifient une révision. En zone tendue, l’encadrement des loyers limite fortement toute augmentation entre deux baux.

Nos conseils pratiques lors d’un changement de locataire réussi

Un changement de locataire se prépare en amont. Pour éviter la vacance locative, anticipez la remise en location dès la réception du préavis. Profitez de la période de transition pour réaliser des travaux de remise en état et mettre à jour les diagnostics obligatoires. Rédigez une annonce claire et ciblez le bon profil de candidats. Vérifiez toujours les justificatifs du futur locataire (revenus, garant, contrat de travail). Enfin, confier la gestion à une agence immobilière permet de sécuriser le processus, limiter les litiges et gagner du temps.

FAQ : Changement de locataire

Quel est le préavis légal pour un locataire qui part ?

Le préavis dépend du type de bail et de la zone. Pour une location vide, il est de 3 mois, réduit à 1 mois en zone tendue, pour perte d’emploi, mutation ou logement social. En meublé, le préavis est toujours d’1 mois. Le préavis court à compter de la réception de la lettre de congé par le propriétaire.

À Bordeaux et sa métropole, étant en zone tendue, le préavis est d’un mois.

Qui paie l’état des lieux ?

L’état des lieux de sortie ou d’entrée est gratuit lorsqu’il est réalisé directement entre locataire et propriétaire. Si vous passez par un professionnel (huissier ou agence immobilière), les frais sont généralement partagés à parts égales pour l’entrée, et à la charge exclusive du propriétaire pour la sortie. Mais WIMMO ne facture pas l’état des lieux de sortie, ni au bailleur, ni au locataire, et ce dans tous nos logements gérés en Gironde.

Le propriétaire peut-il refuser un nouveau locataire proposé par l’ancien ?

Oui. Le propriétaire reste libre de choisir son locataire, sous réserve de respecter la non-discrimination prévue par la loi. Il n’est pas obligé d’accepter le candidat proposé par l’ancien locataire, même en cas de reprise de bail ou colocation, sauf si une clause spécifique du bail le prévoit. A savoir qu’un propriétaire ou une agence immobilière qui refusent un candidat n’ont pas d’obligation de se justifier.

Combien de temps pour récupérer le dépôt de garantie ?

Le propriétaire dispose d’un délai légal de 1 mois pour restituer le dépôt de garantie si l’état des lieux de sortie est conforme. Ce délai passe à 2 mois s’il existe des dégradations ou impayés. Le propriétaire doit fournir les justificatifs des sommes retenues (factures, devis).

Comment éviter des dégradations lors de l’état de sortie ?

Le plus important, c’est la prévention ! Rappelez bien au locataire ce qu’il doit faire avant le départ (ménage, réparation…) avec une liste. Vous pouvez aussi réaliser un pré-état des lieux si vous pressentez un risque.

Qui paie les travaux entre deux locataires ?

Les travaux de remise en état dus à l’usure normale sont à la charge du propriétaire. En revanche, les réparations locatives ou dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie peuvent être déduites du dépôt de garantie du locataire sortant. Le propriétaire peut aussi profiter de la vacance pour réaliser des améliorations. Si le dépôt de garantie ne suffit pas, le propriétaire est en droit de demander au locataire de payer le solde (sur justificatif uniquement).

Peut-on transférer son bail de location ?

Le transfert de bail est rare. Il est possible uniquement dans des cas précis : divorce, PACS, décès ou abandon du logement par un des colocataires. Le bail se poursuit alors au profit du conjoint, partenaire ou colocataire restant. Hors de ces cas, le propriétaire doit donner son accord écrit.

Nos agents WIMMO témoignent et partagent leur process

Un état des lieux de sortie peut mal se passer, notamment quand on constate des dégradations.  

Si ces situations sont heureusement assez rares grâce à notre méthode, elles se produisent et il est important d'être transparent.

Un exemple typique est celui d’un locataire à Bordeaux qui a manqué d'entretien et causé des dommages non liés à l'usure normale : des trous importants dans les murs, des taches indélébiles sur une moquette récente ou un équipement cassé (une vitre brisée, un lavabo ébréché).

Le pire scénario et son impact pour la relocation

Notre principale crainte, dans ces cas extrêmes, est quand le dépôt de garantie ne suffit pas à couvrir les frais de remise en état. Le propriétaire est alors contraint d'avancer le reste des sommes. Cela génère une perte financière immédiate et des démarches supplémentaires pour récupérer les fonds auprès de l'ancien locataire.

De plus, et c'est un point important : le locataire entrant en subit les conséquences directes. Il n'emménage pas dans un logement « nickel » comme promis. En effet, les travaux de remise en état après des dégradations lourdes peuvent prendre du temps. Cela crée une frustration légitime et peut ternir l'expérience de location dès le départ.

Notre gestion proactive pour minimiser ces risques

Notre gestion est axée sur la prévention et la communication, ce qui explique pourquoi nous enregistrons 3 fois moins de dégradations que la moyenne des agences immobilières :

1. Vérification en amont : Lors des visites de préavis, nous prenons le temps de bien évaluer l'état du logement. Si nous constatons des désordres, nous pouvons immédiatement instaurer un pré-état des lieux informel.
2. Sensibilisation ciblée : Après cette vérification ou dès le préavis reçu, le gestionnaire envoie systématiquement un courrier doublé d'un e-mail au locataire sur le départ. Ce courrier contient une liste très détaillée d’environ 70 conseils (nettoyage, petites réparations, entretien courant, etc.) pour l'aider à anticiper et à s'assurer de récupérer l'intégralité de son dépôt de garantie.
3. Encadrement de l'état des lieux (EDL) : Si malgré tout, des dégradations sont constatées lors de l'EDL de sortie, nous documentons méticuleusement avec photos et descriptions précises. Nous chiffrons les travaux nécessaires via des devis d'artisans qualifiés et appliquons une grille de vétusté (si cela a été prévu au bail) pour définir la part due par le locataire. La retenue sur le dépôt de garantie est ainsi justifiée et limitée au strict coût des réparations qui lui sont imputables.

Cette approche proactive permet d'impliquer le locataire dans la bonne tenue du logement jusqu'au dernier jour, réduisant ainsi les litiges et garantissant un logement en meilleur état pour le locataire suivant.

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