Justifier les charges à vos locataires pour éviter tous soucis

Dans cet article, votre expert en gestion locative vous explique de la régularisation des provisions de charges, ce qui exclut les charges appliquées au forfait.

Pour bien comprendre

Un propriétaire bailleur ou son agence mandataire facturent des charges aux locataires appelées « provisions pour charges récupérables ».

'Provisions' car les charges dépensées pendant l’exercice en cours ne sont pas connues. Il faut se baser sur les charges de l’année précédente.

La régularisation des charges réelles s’effectue en principe une fois par an à l’initiative du bailleur ou sur demande du locataire.

_{Résidence Compostelle PESSAC}

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Les bonnes raisons de faire gérer par Wimmo

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En revanche, ces charges doivent être justifiées auprès du locataire et ce au moment de la régularisation annuelle. Si les charges restent maîtrisées, l’augmentation n’en sera que faible et le locataire peu surpris. Le décompte fourni par le syndic fait apparaître une ligne par charge et précise si celle-ci est récupérable sur le locataire. Pour cela, il se base sur le décret du 26 août 1987 (n° 87-173).

Que pouvons-nous récupérer sur le locataire ?

Nous pouvons récupérer les charges que l’on pourrait appelées « utiles au locataire » à savoir : celles qui sont dues en contrepartie d’un service rendu, celles qui concernent les dépenses d’entretien courante, les réparations et les impôts (principalement la taxe d’ordures ménagères).

Ce décret décrit très clairement la liste des charges répartie en 8 catégories :

• Ascenseur
• Eau froide, eau chaude et chauffage
• Installations individuelles
• Parties communes intérieures au bâtiment
• Espaces extérieurs
• Hygiène
• Équipements divers du bâtiment
• Imposition et redevances

Et pour chaque catégorie, le décret précise quelles dépenses sont récupérables.

Exemples :

• Dans la catégorie « espaces extérieurs », le changement d’ampoules est récupérable.
• Dans la catégorie « ascenseur » : le changement d’un bouton est récupérable, mais pas le changement d’ascenseur.

_{Bordeaux: Bassins à flots}

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Comment choisir son gestionnaire locatif ?

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Le bailleur ne peut pas rajouter des éléments sur cette liste, sous peine d’une clause réputée non écrite. Bien entendu, depuis 1987, les litiges ont été nombreux et la jurisprudence a donc tranché sur plusieurs dépenses à la charge exclusive du bailleur à savoir :

• les charges de gardien non prévues par le décret comme le gardiennage des stationnements
• ligne téléphonique de l’ascenseur ou télésurveillance
• entretien des espaces verts ouverts au public et non réservés aux occupants
• élagage arbres
• dégorgement des canalisations et vide-ordures
• dératisation
• ravalement
• nettoyage de graffitis
• enlèvements des encombrants

Nous obtenons le montant précis avec le décompte du syndic

Mais attention, le décompte fourni par le syndic ne l’engage pas. Il appartient donc au bailleur et à son gestionnaire de le vérifier. Les justificatifs doivent être tenus à disposition du locataire pendant les 6 mois suivants.

Pour les maisons qui ne sont pas en copropriété, la taxe d’ordures ménagères est bien entendu une charge et peut être demandée une fois par an ou faire l’appel d’une provision mensuelle.

_{Résidence le Pontet PESSAC}

Dans ce dernier cas, une régulation sera à faire dès réception de l’avis.

On parle dans cet article de locaux d’habitation car pour un local commercial, c’est souvent différent. En effet, le bailleur peut prévoir dans le bail que toutes les charges de copropriété, la taxe foncière et même la prime d’assurance soient récupérables sur le locataire. Pour tout comprendre sur le fonctionnement de votre copropriété, consultez notre article.

Après la régularisation, pensez également à ajuster les provisions à venir afin de vous rapprocher pour l’année suivante des véritables dépenses facturées au locataire et ainsi lui éviter toute mauvaise surprise.

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Question : Si mon locataire part avant la réception du décompte et qu’il devient débiteur ?

Même si certaines agences préfèrent tout rendre au locataire lors de son départ, Wimmo a fait le choix  de conserver 20% du dépôt de garantie, comme le prévoit la loi de 1989, et ce, tant que nous n’avons pas récupéré le décompte officiel (soit au plus tard J+ 6 mois après l’arrêté comptable).

Ainsi, cette somme au crédit du compte locataire permettra de payer le prorata de la taxe d’ordures ménagères et une éventuelle régularisation de charges au profit du propriétaire.

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Bon à savoir sur la gestion des charges locatives

• la loi ALUR prévoit que nous pouvons revenir sur les 3 derniers décomptes de charges à compter de la date d’exigibilité. Après, il y a prescription.
• Si on a dépassé le terme de l’année civile suivant la date d’exigibilité, le locataire peut payer en douze fois le solde s’il en fait la demande.

Les contentieux étant nombreux, plus le bailleur ou l’agence seront rigoureux et moins le risque de contestation sera grand. Attention également dans la rédaction du bail, il doit établir très clairement le distinguo entre le loyer et les charges. 

Si vous louez un meublé, vous pouvez appliquer un forfait non régularisable. Ce forfait peut alors être révisable chaque année avec l’Indice de révision de loyers (IRL). Mais, le risque est grand. Si les charges augmentent plus vite que l’IRL, le bailleur sera perdant.

L'agence reste le meilleur interlocuteur entre un propriétaire et le locataire.

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Questions FAQ sur les charges locatives

Le locataire peut-il demander le justificatif dès la signature de son bail ?

Même si cela est très rare, la réponse est oui.

Le locataire peut exiger le décompte de l’année antérieur mais aussi le budget prévisionnel, (cour de cassation  3° du 3.4.01 n° 99-20337).

Comment faire dans le cadre d’un appartement neuf ?

Un logement dans une copropriété neuve n’a pas d’antériorité de charges. Ainsi, vous avez deux possibilités :

• Soit vous attendez la première assemblée générale pour prendre connaissance du budget prévisionnel qui sera voté et vous faites votre calcul. Celui-ci peut s’avérer très difficile dans une copropriété avec des charges divisionnaires, voire impossible si le syndic n’a pas réparti ce budget en fonction des clés de répartitions.
• Soit vous vous renseignez sur les charges à venir et grâce à votre expérience, vous provisionnez.

En général, quelle est la répartition entre charges récupérables et non récupérables ?

C’est une grande généralité, mais la plupart du temps, entre 60 à 80% des charges sont récupérables.

Et sur une petite copropriété située en banlieue de Bordeaux Métropole ou l’eau est individuel et sans présence d’un grand parc arboré : on pourra compter entre 1.40 et 1.70 euros /m²/mois de provisions pour charges.

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Bon à savoir sur les provisions pour charges

Il faut être vigilant quand le logement bénéficie d’un compteur divisionnaire pour l’eau ou le chauffage. En effet, le syndic lors de son arrêté ne tiendra pas compte de l’arrivée ou du départ d’un locataire, il vous appartiendra alors grâce à votre état des lieux et donc aux relevés des sous-compteurs de procéder à une régularisation en isolant les lignes consommation d’eau ou de chauffage et de décompter au locataire sa véritable consommation.

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Christophe PASCAL

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Agence Wimmo Bordeaux-Pessac